PyMES: ¿Cómo diseñar un tablero de control?

Representa una actividad que es fundamental para la organización para lograr un objetivo.

Los indicadores dan información para facilitar la toma de decisiones no intuitiva porque permiten medir cada proceso: el tiempo que se tarda en hacerlo, la frecuencia con que se realiza, el costo, el ingreso que genera, la tasa de error que tiene, la tasa de satisfacción.

Cuanta más información sepamos de cada proceso, más sabremos sobre cuál es el valor ideal que deberíamos tener mes a mes, y compararlo con el que tenemos realmente.

¿Por qué usar un tablero de control?

Hay numerosos beneficios por utilizar un tablero de resultados. Para el grupo, hay un sentido de trabajo en equipo, copropiedad y responsabilidad.

Para la dirección, la actuación del equipo es más visible, comprensible y accionable. Es importante recordar que la información de los resultados e inspecciones debe servir para mejorar el proceso, no para encontrar culpables; de otra forma nadie va a querer involucrarse en la medición.

¿Cómo armar un tablero de control?

Hay diversas formas de armar un tablero. Recomiendo una muy sencilla que incluye 4 pasos:

1. Mapear

La técnica mindmapping nos permite “liberar nuestro cerebro”, anotar nuestras ideas de una manera creativa y lógica al mismo tiempo. Se estructura desde el centro de la hoja hacia las bordes. Hacer entonces un mindmapping utilizando como primeras ramas de mapa las 8 áreas de influencia de tu empresa.

Escribir el nombre de tu empresa dentro de un óvalo en el medio de una hoja blanca, y luego dibujar 8 óvalos conectados con el central que contengan los siguientes temas: Plan, liderazgo, equipo, clientes, proveedores, procesos, resultados y mejora e innovación.

Continuar el mindmapping agregando nuevos ítems al mapa a cada una de esos óvalos. Estos ítems serían tareas pendientes.

Por ejemplo, en el área de mejora e innovación se pueden conectar tareas o ideas relacionadas con nuevos productos a desarrollar.

2. Diseñar

En una segunda hoja, hacer el tablero de comando. Una tabla donde colocamos en la primera columna las 8 áreas, y en la segunda vamos anotando las “tareas pendientes” relacionadas a esas áreas.

Pueden escribirse o colocarse en un gran panel con post-its. Los post-its, o pizarras borrables son ideales para que el tablero se mantenga actualizado constantemente.

3. Agilizar

Convertir el tablero en una herramienta ágil haciéndolo en forma de Kanban. El kanban es una herramienta japonesa que sirve para priorizar las tareas, balancear la carga de trabajo y evitar el multitasking.

El kanban se diseña agregando al tablero 3 columnas: Hacer, en proceso y hecho. Incluso en cada una de estas columnas se puede poner un número, que sería la cantidad límite de tareas que puedan estar en esa columna. Esto permite no sobrecargar el sistema, y que los que estén demorados estén visibles y reciban ayuda.

Una vez que estés acostumbrado a trabajar de esta forma, puedes agregar una cuarta columna incluyendo el objetivo, que es el dato final para que el tablero de comando permita controlar no solo la cantidad de tareas realizadas sino la calidad.

4. Cascadear

Distribuir las tareas del tablero de control a cada empleado. De cada tarea u objetivo pendiente, pueden desprenderse sub-tareas que tengan que hacer otras personas, quienes deberían a su vez tener su propio tablero.

También te dejo algunos tips que le sirvieron a muchos empresarios PyMES:

• Empezar utilizando los indicadores que ya hay disponibles o que son normalmente utilizados para la industria.
• El tablero de control general y los que se van cascadeando o transmitiendo en cadena a cada empleado. Así cada empleado tiene su propio tablero con las métricas de las cuales es responsable.
• Con el tiempo, algunas métricas pueden dejar de ser necesarias y otras pueden surgir en su lugar, lo importante es que cada KPI debe ser útil y relevante para alguien.
• Las métricas deben ser fáciles de calcular y entender. Si llevan más tiempo que el ahorro que pueden generar, debe evaluarse su utilidad.
• Se pueden mostrar resultados diarios, semanales o mensuales, según sea necesario. Si el proceso tiene muchos errores o hay muchas quejas tanto de clientes internos como externos, cuanto más seguido sea el control es mejor.