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Minería de procesos, el camino menos accidentado hacia la Transformación Digital

Se trata de una suerte de mapa preciso y dinámico que indica dónde está parada la empresa en relación con su forma de hacer las cosas. Es un gran punto de partida para la transformación digital del negocio y la automatización robótica de los procesos (RPA).
Con la minería de procesos

Con la minería de procesos, la idea es extraer la mayor cantidad posible de datos para entender la situación real de la empresa.

En la última década comenzaron a popularizarse ciertas herramientas que eran capaces de extraer información directamente de los registros de los sistemas de gestión y transaccionales, con el objetivo de monitorear, diagnosticar y transformar procesos. Process Mining es hoy una poderosísima herramienta de cambio, y el secreto mejor guardado por las grandes empresas.

Si bien el concepto de Minería de Procesos nació en la postrimerías del siglo XX, fueron las APIs y los sistemas abiertos los que realmente permitieron llevarlo a su máxima expresión.

En resumidas cuentas, la idea es extraer la mayor cantidad posible de datos de cada proceso de negocios, a fin de entender qué se está haciendo bien, qué se está haciendo mal, y cómo se podría hacer mejor.

En la actualidad, la Minería de Procesos es, para muchas organizaciones con procesos complejos que generan cantidades descomunales de datos, una suerte de mapa preciso y dinámico que indica dónde está parada la organización en relación con su “forma de hacer las cosas”, que es un gran punto de partida para cualquier actividad relacionada con transformación digital del negocio y la automatización robótica de los procesos (RPA).

“Las empresas, en un contexto de constante cambio e innovación tecnológica, se ven obligadas a transformarse para satisfacer las necesidades del mercado y adaptarse rápidamente ante fluctuaciones de la demanda”, explica el ingeniero Maximiliano Bracho, gerente de Delivery & Consultoría Estratégica en Varegos.

Si bien la mayoría de las empresas coinciden en la necesidad del cambio, agrega Bracho, no todas conocen a ciencia cierta cuál es el problema de fondo por el cual dicha transformación es tan necesaria.

La minería de procesos es, precisamente, una herramienta diagnóstica que permite entender el por qué de ciertos síntomas de la operación: falta de eficiencia, o de competitividad, bajos márgenes, estructuras poco dinámicas y/o estancamiento.

“Process Mining es una herramienta esencial en esta transformación, dado que permite obtener una radiografía de la situación actual de la compañía, al combinar conocimientos y prácticas de la ciencia de datos y la ya muy conocida ciencia de procesos. Esto permitirá al negocio definir un plan de acción concreto que asegure la transformación digital y lleve a la compañía a un nuevo estándar”, indica Bracho.

Las modernas tecnologías permiten la captura de los datos de los procesos directamente desde los sistemas transaccionales y de gestión, evitando descripciones subjetivas, parciales e incompletas de parte de quienes ejecutan estos procesos o se ven involucrados en ellos.

En algunos casos, esta captura es en tiempo real (por lo que el mapa del proceso puede verse en vivo), pero lo más frecuente es extraer datos de los registros históricos generados por los sistemas transaccionales o de gestión.

A la hora de citar las herramientas que la empresa usa para realizar este diagnóstico, Bracho menciona myInvenio (adquirida por IBM), Prom, RapidProm y PromLite (son open source), Disco (Fluxicon) y PAFnow (que funciona sobre Microsoft PowerBI).

Consultado sobre el outcome o resultado que el cliente/decisor empresarial recibe de parte del diagnóstico, el especialista destaca que la Minería de Procesos realizada sobre datos históricos (bases de datos de sistemas transaccionales) habilita tres posibles actividades:

  1. Process Discovery: “descubrir” la realidad del negocio mediante registros de eventos, obteniendo métricas de todos las acciones operativas bajo análisis.

  2. Conformance Checking: definir la secuencia de pasos (procesos) que se definen como “estándar” a ser cumplido y auditar cómo se comporta la operación.

  3. Process Enhancement: definir roadmap de mejora de procesos (negocio, tecnología y personas), para volver a medir una vez implementada las mejoras.

“Las empresas pueden realizar, sin duda alguna, la Minería de Procesos de forma autónoma, contando con los recursos (humanos y económicos) a ser destinados para tal fin. Es importante destacar, sin embargo, que para realizar una correcta ejecución de un proyecto de Process Mining, se requieren skills de negocio y operaciones (para comprender qué se está analizando), de tecnología (para detectar y extraer los eventos) y de datos (para realizar una correcta selección de los datos a ser analizados, con su correspondiente proceso de aseguramiento de calidad)”, destaca Bracho.

¿Cuáles son los beneficios de la Minería de Procesos?

Para Maximiliano Bracho, de Varegos, los principales beneficios de la Minería de Procesos son:

  • Lograr detectar, visualizar y comprender la organización de forma objetiva (mediante datos).
  • Obtener métricas de rendimiento organizacional, a nivel de procesos, tareas y recursos.
  • Identificar cuellos de botella.
  • Identificar oportunidades de mejora.
  • Aislar escenarios para su análisis específico (casos excepcionales).
  • Rápida adopción y fácil implantación.
  • Es una gran primer iniciativa para compañías que están pensando en implementar la Gestión de Procesos de Negocio mediante un BPMS (Business Process Management System).
  • Retorno de inversión menor a un año (en caso de servicios de terceros).
  • Habilita a la mejora continua.
  • Permite auditar procesos y procedimientos con gran facilidad.
  • Dependiendo la herramienta, es posible simular escenarios futuros con reducción de costos de operaciones y/o tiempos de los procesos.
  • Motor de transformación
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