Profesionalización de PyMES familiares y gestión de equipos

Señales de alarma

1. Tengo muchos clientes pero a veces no llego a cubrir todos los gastos de la familia, no estoy seguro de cuál es la ganancia neta de la empresa a fin de mes.
   
   
2. Me sigo ocupando de tareas operativas y no tengo tiempo de pensar en el largo plazo.
   
   
3. Todos los empleados hacen un poco de todo, no hay tareas definidas.
   
   
4. No tenemos objetivos definidos, o tenemos algunos, pero mis empleados no llegan a cumplirlos y no sé por qué.
   
   
5. Recibimos constantemente los mismos reclamos de los clientes.
   
   
6. Los empleados siempre recurren a mí y no a mis hijos, o sus jefes inmediatos.
   
   
7. Cada empleado realiza su trabajo de manera diferente, aún cuando se trata de la misma tarea, por lo cual es difícil reemplazarlos durante sus vacaciones.
   
   
8. Los empleados no proponen mejoras.
   
   
9. No siento que los empleados estén comprometidos, no somos un equipo.
   
   
10. Cada vez paso más tiempo en la empresa, soy el único de la familia que llega temprano y se va tarde.
    
    

Tres tips para mejorar el trabajo en equipo

Si reconoces algunas de las señales de alarma detallas, te recomiendo seguir estos 3 tips para mejorar el manejo de tu equipo.

1) Delegar, delegar y delegar

Lo más difícil de fundar una empresa, es lograr que otros trabajen “como lo haríamos nosotros”.

Sin embargo, delegar y dejar que otros hagan parte de nuestras tareas es clave para poder seguir creciendo. No podemos delegar si creemos que hay una sola forma de hacer las cosas bien, otros pueden hacer las cosas de manera diferente pero estar bien de todos modos.

Pero es importante que dejemos de lado algunas tareas repetitivas y nos concentremos en las más estratégicas y de largo plazo, esas tareas que realmente otros no pueden hacer.

Es importante entender que para delegar responsabilidades hay que escuchar lo que tus empleados y asociados tienen para decirte.

2) Definir roles y responsabilidades

Toda empresa requiere que sus procesos claves (conjunto de tareas que ordenadas en una secuencia particular, agregan valor a la satisfacción del cliente) estén bien definidos y estandarizados (como compras, producción, pagos, ventas), y que tengan un responsable que los controle.

Esto no es una excepción en la empresa familiar, y si bien es normal que al comienzo todos los integrantes de la familia hagan un poco de todo, debe pensarse desde el principio en una estructura.

Una estructura tanto para las tareas como para las personas. Pensemos a la empresa como una orquesta, donde el dueño es el director. Si bien el director está adelante, visible para guiar a todos, cada uno de los músicos debe tener su propia partitura, y saber cuándo es su turno.

Es por eso que para definir roles y responsabilidades siempre sugiero tener como primeras herramientas: un organigrama, un mapa de procesos de toda la empresa, y un protocolo.

Cada tarea debe realizarse de una forma determinada, debe tener un responsable y un control determinado. A su vez cada persona debe saber qué tarea hacer, cuando hacerla y cómo hacerla.

3) Contratar o no contratar, esa es la cuestión

La frase “más vale malo conocido…” no siempre resulta en estas circunstancias.

Las empresas familiares suelen ocupar todos los puestos con familiares, y sólo contratar gente externa en última instancia.

Hay puestos más sensibles o conocimientos específicos que pueden resultar mucho más rentables si son ocupados por profesionales, aún cuando el salario sea más alto que el de un familiar. Incluso a veces no es cuestión de capacidad del familiar, sino del tiempo que puede dedicar, ya que es común que los familiares se les permitan jornadas reducidas.

Considerar en la decisión las tareas a ser realizadas, su criticidad y urgencia, y la capacidad disponible (tanto en conocimiento técnico como en tiempo) de los integrantes de la familia.

Resulta fundamental, para este caso, definir el puesto en base a las tareas a realizar, no en base a las personas disponibles.

Recuerda, no son los individuos los que hacen las empresas exitosas, sino los equipos.