PyMES: ¿Cómo planear tu día de manera más ágil y productiva?

Una investigación de McKinsey que mostraba que las empresas que practicaban métodos ágiles se adaptaban mejor durante esta crisis, hacía hincapié en la necesidad de volverse ágil para mejorar la productividad.

Aunque las prácticas ágiles de Scrum y Agile fueron diseñadas por y para los desarrolladores de software, los principios pueden aplicarse a otras industrias más allá de la tecnología, especialmente para mejorar la productividad personal.

Aunque la productividad personal puede parecer desalentadora, hacer pequeños cambios cada semana en tu rutina puede dar resultados significativos, reduciendo tu tiempo total de trabajo y haciéndolo más eficiente y, lo mejor de todo, agradable. Planificar el día con antelación no sólo reducirá el estrés, sino que también evitará la procrastinación o postergación de las tareas.

Claves para planificar y mejorar la gestión del tiempo:

1. El domingo por la noche, es importante hacer una lista de las tareas que ternes que terminar en la semana, y solo selecciona las tareas que vas a hacer el lunes. Calculá cuanto tiempo necesitas para cada una para poder planificar el número máximo de tareas que podés hacer sin pasarte del número de horas que querés trabajar.
2. Asegurate que las tareas están organizadas en función de su prioridad, las más urgentes primero. Organiza tus tareas en el orden en que quieres trabajar en ellas.
3. Combiná en una sola lista de tareas los eventos del calendario, las reuniones pendientes de los correos electrónicos y las tareas. Algunos tienen su propia lista de tareas en papel, otros online y tu equipo quizás utiliza otra diferente: asegurate de que todas estén alineadas. Te recomiendo usar la app Sunsama para organizar tus tareas y medir cuanto tardas en cada una.
4. Trasladá a otro día las tareas que no sean imprescindibles para que las hagas ese día, para no ponerte al límite. No dejes tareas por la mitad para empezar las que tenias planeado. Lo importante es terminar las que empezaste, y en todo caso demorar el resto.
5. Las tareas que no llegues a hacer el lunes quedan en tu lista de la semana o backlog, así en caso de que termines antes con tu lista actual, ya tenés algo más en lo que trabajar. Cada noche tomá tareas de ese backlog y colocalas en tu lista diaria, con su respectiva duración estimada.
6. Poné un cronómetro para saber exactamente cuánto tiempo has dedicado a cada actividad frente al plan y para asegurarte de que te centras en una tarea cada vez. (esto es maximizar la cantidad de trabajo no realizado en términos ágiles)
7. ¿A qué hora querés terminar el trabajo? Anótalo en tu calendario para evitar trabajar muchas horas. Ayudaría que también tuvieras en cuenta la hora de las pausas, el almuerzo y el ejercicio. Añadilos a tu calendario si es necesario (también conocido como time-box de tus actividades).

La clave para no frustrarse en el proceso de gestión del tiempo es mejorar el flujo de trabajo planificando listas de tareas factibles y alineadas con tus prioridades, teniendo una carga de trabajo equilibrada y siendo disciplinado a la hora de seguir la lista de tareas. Analizando lo que ha ido mal y lo que ha ido bien al final de cada semana, podés conseguir mejorar la gestión de tu tiempo.