Tres claves para digitalizar procesos y operaciones con éxito

Busca automatizar las operaciones existentes, transformando todos los procesos y/o recursos de las compañías que hasta ahora tenían forma analógica en sustitutos digitales.

Pero, la digitalización y transformación de una compañía va mucho más allá de una mera digitalización “tecnológica”.

El rediseño de los procesos críticos es el punto de partida para las organizaciones que quieren convertirse en una compañía digital. Es por ello que, los procesos deben ser más ágiles, simples, eficientes y visibles cada día.

“A medida que la tecnología evoluciona, las compañías deben aprovechar el potencial de las herramientas digitales, así como adaptarse a las nuevas necesidades de los consumidores”, asegura Alfredo Terlizzi, founder y CEO de Workia, empresa de tecnología y servicios para el mundo organizacional especializada en Recursos Humanos, que a través de un producto integral resuelve todas las necesidades del área en un solo lugar.

1. Enfoque de implementación

Diariamente, se observa cómo crece y evoluciona la automatización de procesos, en tanto las compañías adoptan las últimas tecnologías que permiten aumentar la eficiencia y competitividad.

Para adaptarse y evolucionar, hay que tener en cuenta lo siguiente:

*Es necesario analizar y trazar el comportamiento que pueden tener los clientes tanto internos como externos.

*Otro factor importante es el cloud computing que permite a las compañías reducir significativamente sus costos de TI y mejorar la flexibilidad y la escalabilidad de sus operaciones.

*También la robótica es necesaria, ya que permite acceder a sistemas automatizados para realizar tareas repetitivas y monótonas, liberando a los colaboradores para que se enfoquen en tareas más estratégicas o productivas y generando que los empleadores se ahorren costos mensuales.

*La interconexión de dispositivos electrónicos, que va a permitir no solo recolectar datos, sino también compartirlos.

2. Cuáles son los beneficios

La digitalización facilita el Employee Experience (EX), la experiencia que tiene el colaborador de su “camino laboral” a través de todas las etapas recorridas en la empresa, lo que tiene un impacto directo en la eficacia y fluidez del trabajo en equipo, la productividad o la atención al cliente.

Cómo la tecnología puede incrementar sustancialmente la Employee Experience:

• Permite simplificar procesos administrativos como, por ejemplo, tener un recibo digital en un portal de autogestión.
• Gestionar las vacaciones o licencias a través del mismo portal de autogestión con un proceso simple, amigable y rápido que a su vez le facilita el back office y la gestión a las áreas de administración y de Recursos Humanos de la empresa.
• Gracias a la tecnología es posible profesionalizar procesos de desarrollo.
• Disponer de una herramienta que acompañe el modelo funcional de desempeño de la empresa, donde se pueda ver la autoevaluación del empleado, los planes de acción y de seguimiento impactará en la productividad y también favorecerá y desarrollará la marca empleadora y la EX.
• Mejorar la comunicación. A la hora de orientar aspectos estratégicos, tácticos o de fomentar el desarrollo y la comunicación continua de los colaboradores, este tipo de herramientas se vuelve central.

“La digitalización genera una mejora en los procesos, aumenta la productividad e incrementa la motivación. Gracias a ello, los colaboradores, llevan a cabo las tareas, con mayor efectividad, autonomía y eficacia”, menciona Alfredo Terlizzi.

“Por otra parte, permite al empleador liberar recursos para que puedan ser utilizados en otros temas de mayor valor, o que mejoren el crecimiento y la productividad de la compañía”, agrega el CEO de Workia.

En síntesis, una compañía digitalizada supone un elemento diferenciador entre las distintas empresas del mercado, esa experiencia posiciona y diferencia al colaborador de una manera más valiosa y exitosa.

3. Qué evitar

Más allá de las estrategias que se establezcan, hay elementos a considerar en la transformación digital para que el proceso sea exitoso. Frecuentemente, se cometen algunos errores debido a la poca experiencia en este nuevo ámbito.

“Los más frecuentes son que las compañías no lo entienden como un cambio cultural, y tienen poca cultura de medición. Por lo que las estrategias se realizan a ciegas, con el riesgo que esto supone”, explica Terlizzi.

Otro error común es no contar con estrategias, ni metodologías ni roles claramente definidos.

“La transformación digital no es inmediata, tenemos que asumir que es un cambio, y como todo cambio, lleva un proceso”, concluye Terlizzi.