Opinión

El organigrama en una pyme: por qué es bueno tener uno y cumplirlo

Tras pasar por la etapa del delegar de verdad, llegan nuevos desafíos para las PYMEs. La profesionalización pasa de ser un sueño a una necesidad.
Mucha información que estaba perfectamente detallada en mi cerebro

"Mucha información que estaba perfectamente detallada en mi cerebro, nunca había sido bajada a un papel", sostiene el autor de la nota. (Foto: Shutterstock)

Por Facundo Eneas Gárriz (*)

Me di cuenta de que no tenía nada demasiado claro cuando ese emprendimiento que creía tener tan organizado no resistió un simple organigrama.

Usando mi experiencia como base, te comparto el know-how de uno de los primeros pasos para lograr la profesionalización de tu PYME.

Tras pasar por la etapa del delegar de verdad, llegan nuevos desafíos para nuestras PYMEs. La profesionalización pasa de ser un sueño, a una necesidad.

Me di cuenta de esto cuando decidí incluir en el equipo a un coordinador para las áreas operativas y administrativas.

Al explicarle lo que esperaba de él, todo parecía color de rosas. Lo que tenía que hacer era simplemente “liderar un equipo de trabajo que tiene alfiles empoderados que toman las decisiones y saben espectacularmente bien cuál era su tarea”, le dije yo, con una seguridad que hoy me avergüenza.

Porque yo creí que la cosa era así.

De verdad.

Pero dicho coordinador, lejos de sospechar de mis palabras (o sospechando con sus justas razones), se tomó la primera semana para entrevistar a cada uno de los colaboradores estratégicos y hacerles una simple pregunta: ¿qué es lo que hacés desde que entrás hasta que te vas?

Y solo se encontró con respuestas erráticas. Quizás las lógicas. Quizás las menos óptimas.

Ahí me di cuenta de que el problema no era de la coordinación, ni mucho menos de esos alfiles que yo creía que tenían todo muy claro; sino que mucha información, que estaba perfectamente detallada en mi cerebro, nunca había sido bajada a un papel.

Era una organización con una estructura que nunca nadie se había tomado dos minutos para oficializar (por nadie, entiéndase yo mismo). Y ahí descansaba la falencia que nadie veía. El trabajo fluía sobre una estructura basada en la nada misma.

La importancia de la organización

Me acordé de las tantas clases del MBA en las que se hablaba de los tipos de organigrama, si vertical u horizontal, si dibujados de una forma o de la otra. Eso que yo pensaba que era como armar el árbol genealógico de la familia: un bello esquema en el que se detalla mis padres, los padres de mis padres y así todos los padres hasta llegar al primer Garriz de la estirpe, cosa que no cambiaba que cada uno fuera hijo de cada cual y el primero el “dueño” del apellido.

Llevado a una empresa pensé que era hablar de la misma pérdida de tiempo, eso de poner en un bello mapa conceptual cosas que ya todos sabemos.

Pero me di cuenta de que no da igual.

O así lo descubrí en esta instancia.

Saber cuál es tu lugar en una estructura te permite entender a quién recurrir, a quién preguntar.

Básicamente: para dónde salir corriendo.

Y que a partir de acá podemos empezar a hablar de roles y funciones, los leitmotiv, por los que cada uno está en la empresa. Eso que descubrí que nadie tenía claro en mi empresa.

Y lo hice fácil. Entendí que al ser primordial tenía que ser lo más concreto que se pudiera. No era momento de replantear estrategias o ponerse creativo.

Responsabilidades generales en dos renglones. Esas cosas que como empleado tiene que garantizar a su jefe.

Un bulleteo de unos siete a diez renglones con las funciones específicas. Esas tareas que tiene que ir haciendo a diario y darle seguimiento.

Un consejo práctico para esto último: ser lo más específico posible, sabiendo que son tareas que vas a tener que medir y calificar (aunque esto ya es para un próximo artículo).

Fue una tarea que llevó demasiado tiempo, delimitó el futuro accionar de todos y un poco condenó la productividad; pero juro que fue el primer paso necesario hacia un intento de profesionalización.

Desde ese momento creo fervientemente que no habrá una empresa profesionalizada, que no sepa detallar específicamente lo que hace cada uno de sus colaboradores.

Más tarde llegó el tiempo de negociar la flexibilidad para que eventualmente se asuman tareas que quedan por fuera de ese archivito, y con paciencia volvieron los grises de la ley, esos que los emprendedores tanto adoramos, pero que es necesario dejar de lado si queremos llegar al infinito y más allá.

Dale, hacelo.

Tomate un café menos con un futuro socio y date un tiempo para organizar la interna.

(*) El autor es emprendedor y redactor en Somos Pymes.

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