Contar con datos de calidad ayuda a tener información clave para tomar decisiones estratégicas.
En una entrevista con PyMES de A24.com, el especialista en finanzas y control de gestión Edy Pascualini, hizo referencia a los errores más comunes que cometen las PyMES, que invierten en sistemas, pero se olvidan del insustituible valor del recurso humano.
Al comienzo de la nota, Edy hizo alusión a una experiencia reciente que tuvo con un empresario PYME, de 30 empleados y una facturación importante, que se lamentó por la poca información de gestión de su empresa: "Siento que estoy volando un 747, sin controles, no sé si vuelo a 10 mil metros o a 500".
Por otro lado, otro cliente de similar posición dice: "Nos gastamos una fortuna en este sistema y está juntando polvo. Seguimos con Excel. Estoy peor que antes".
Con estos dos casos, Edy intentó desterrar algunos mitos respecto a la información que el dueño necesita para gestionar la empresa y cómo la obtiene.
El primer mito a derribar es que un sistema por si solo va a brindar todo lo que el empresario necesita. El sistema va a funcionar siempre y cuando haya alguien que lo alimente y cargue los datos correctamente.
De la misma manera que dicen que las personas somos lo que comemos, los sistemas también. Si los cargamos con buena información, saldrá lo mismo y viceversa.
Cuando uno desconoce el valor de algo, se tiende a pensar que el precio define ese valor, lo cual muchas veces es cierto y muchas veces no.
Respecto a los sistemas de información pasa lo mismo, lo importante es tener uno y utilizarlo correctamente.
La evolución desde un emprendedor hasta una gran empresa en sistemas habitualmente es el siguiente:
No importa cuál de todos estos utilices, lo importante es que si vas a anotar en un cuaderno lo hagas consecuentemente y luego esos datos puedas transformarlos en información.
El 80% de las PYMES no sabe cuánto gana. Dicho esto: ¿Por qué no comenzamos con lo básico? Un buen estado de resultados, un flujo de fondos, una evolución de capital de trabajo. Con eso y con una frecuencia quincenal/mensual se puede hacer muchísimo.
Ni en grandes multinacionales pude encontrar tableros implementados que sean bien mantenidos en el tiempo. El Excel y los oficinistas abnegados terminaban haciendo el trabajo.
Los tableros de comandos ideales están en los libros y no en muchos lugares más. Comencemos por lo básico, lo obtenible y luego vayamos complejizando, siempre con la idea final de que pueda ser mantenido en el tiempo.
Nada más falso que esta afirmación: un trabajo mecánico y monótono como cargar facturas por ejemplo, no lo puede hacer cualquiera. Debe ser un perfil adecuado, inclusivo, que tenga cierta obsesión por el dato y el trabajo bien hecho.
Muchas veces se toma a cualquier persona pensando que es un trabajo menor, nada más lejos de eso.
En las gerencias administrativas y financieras hay que dar vuelta la pirámide de alguna manera. Lo más importante es el personal administrativo, el que carga el dato.
Si ese está desmotivado, lo carga mal o no le importa, el dueño o gerente no tendrá más que mala información en sus manos.
